Cara Mengoperasikan Alat Komunikasi


Cara Operasikan Telepon
Keahlian komunikasi seorang tenaga penjual merupakan alat promosi untuk mempengaruhi minat calon pembeli dalam berbelanja. Pengetahuan dan ketrampilan berkomunikasi dengan menggunakan alat-alat komunikasi merupakan ketrampilan dasar yang harus dimiliki oleh seorang pramuniaga atau tenaga penjual. Karena sebagai tenaga penjualan tentunya seorang pramuniaga harus mampu melakukan komunikasi secara baik dengan pembeli, rekan sekerja, maupun atasan yang berkaitan dengan tugas pekerjaannya. Seorang pramuniaga juga harus mampu membangun citra diri atau kepribadian yang baik dan menarik. Karena pramuniaga merupakan ujung tombak suatu perusahaan dan akan menggambarkan image perusahaan kepada pembeli atau pelanggan.
Pramuniaga yang memiliki kepribadian yang baik dan menarik merupakan promosi bagi perusahaan,sebaliknya jika pramuniaganya berkepribadian buruk, akan merugikan perusahaan, karena tidak akan ada pembeli yang mengunjungi perusahaan atau toko tersebut.
A. Pesawat telepon
Pesawat telepon merupakan salah satu mesin bisnis yang berfungsi sebagai alat komunikasi. Pesawat telepon merupakan salah satu alat yang mempunyai fungsi penting, walupun pada umumnya tidak secara langsung digunakan dalam transaksi perdagangan.
  1. 1.      Jenis jenis telepon

Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut:
a. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
b. Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan pada dinding.
c. Telepon mobil, kapal, atau pesawat.
Sedangkan dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan  pesawat telepon, macamnya adalah sebagai berikut
a)      Satu jalur telepon (single line telephone),bisa dengan sistem tuts atau putarangka. Jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki fasilitas telepon di rumah.
b)      Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), melalui pesawat ini hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang yang dipanggil. Jenis telepon ini banyak digunakan pada organisasi-organisasi.
c)      Sistem hunting, yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.
d)     Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), yaitu telepon yang tidak perlu dipegang sewaktu berbicara.
Sementara itu, hubungan telepon ditinjau dari segi jarak jangkauannya dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:
a. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada lingkup daerah tertentu, misalnya daerah Bandung. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.
b. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang jaraknya cukup jauh, misalnya antarkota atau antarprovinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini, terlebih dahulu seseorang harus menekan atau memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju.
c. Hubungan internasional, yaitu hubungan telepon dua orang yang jaraknya melewati batas negara. Untuk melakukan hubungan ini, seseorang harus menekan nomor kode sambungan internasional negara yang dituju.




2.  Klasifi  kasi pesawat telepon dan fungsi tombol pada telepon
Berdasarkan klasifi  kasinya,telepon dapat dibedakan menjadi empat, yaitu telepon yang menggunakan sistem sambungan, telepon yang menggunakan sistem dialing, telepon yang menggunakan mekanisme mesin dan telepon yang menggunakan fasilitas sambungan.
a.  Telepon yang menggunakan sistem sambungan
Telepon yang menggunakan sistem sambungan ada dua macam yaitu sistem manual dan sistem otomatis.Pesawat telepon yang menggunakan sistem manual memerlukan tenaga operator mengakibatkan ketidakefi  sienan dalam melakukan pekerjaan, sedangkan telepon yang menggunakan sistem otomatis tidak memerlukan operator.
b.    Telepon yang menggunakan sistem dialing
Telepon yang menggunakan sistim dialing terdiri dari dua macam, yaitu telepon yang digunakan dengan cara memutar atau menekan tombol tombol angka.
c.   Telepon yang menggunakan mekanisme mesin
Terdiri dari dua macam, yaitu telepon digital dan telepon non digital. Telepon digital biasanya dipergunakan pada kantor-kantor yang sudah modern.
d.  Telepon yang menggunakan fasilitas sambungan
Telepon yang menggunakan fasilitas sambungan dengan menggunakan kabel, satelit dan stasiun microwave. Contoh telepon yang menggunakan fasilitas sistem sambungan satelit adalah telepon WWL (WarellessLine) atau telepon radio,sedangkan telepon yang menggunakan sambungan dengan stasiun microwave ialah telepon selular (hand phone).
e.  Telepon digital
Telepon jenis digital lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan saat ini, hal ini dikarenakan telepon jenis digital mempunyai beberapa keunggulan antara lain:
  1. Mempunyai layar/display yang dapat menunjukan:
    1. Jam, tanggal, bulan dan tahun pembicaraan telepon
    2. Lamanya pembicaraan telepon
    3. Nomor telepon yang dituju
    4. Mempunyai fungsi sebagai interkom dan radio panggil.
    5. Mempunyai speaker phone tambahan, sehingga pada saat menelepon tidak perlu mengangkat gagang telepon.
    6. Mempunyai handset, yaitu fasilitas yang memungkinkan orang tidak memungkinkan mengangkat gagang telepon pada saat menerima telepon.
    7. Mempunyai kapasitas yang lebih besar dalam menyimpan nomor telepon.
    8. Mempunyai fasilitas  three party, yaitu berbicara dengan tiga orang sekaligus.
    9. Memuat 1 – 8 line telepon dan 1 – 16 ekstensi.
    10. Dapat  memindahkan panggilan secara otomatis.
    11. Mempunyai fungsi nada sela sehingga dapat menerima panggilan tanpa memutuskan pembicaraan.
Dalam menggunakan telepon tentu saja ada ketentuan, aturan, dan kode etik yang perlu diperhatikan. Tata krama dalam bertelepon yaitu sebagai berikut:
  1. Berbicara melalui telepon harus sopan  dan menghindari penggunan kata-kata kasar yang dapat menyingung perasaan lawan bicara.
  2. Berbicara melalui telepon harus singkat, padat dan jelas.
  3. Kita menggunakan telepon apabila informasi yang akan disampaikan atau ingin segera diterima, benar-benar sangat penting.
  4. Pada waktu menelpon tidak menempelkan mulut pada gagang telepon.
Dalam kegiatan bisnis,telepon merupakan media komunikasi yang paling banyak digunakan. Oleh karena itu setiap tenaga pelayanan bisnis, atau seketaris harus menguasai tata-cara menggunakan telepon yang baik dan sopan, sehingga tidak mengecewakan kolega dan pelangan. Sebab kegagalan dalam berkomunikasi akan menghambat jalannya perusahaan.

3.  Tata cara dalam menangani telepon masuk
  1. Setiap kali telepon berdering, harus segera  diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja.
  2. Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, ‘selamat siang’, hindarkan dengan mengatakan ”hallo”.Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.
  3. Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting (alat tulis dan block note).
  4. Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama bagian Anda, serta tidak boleh lupa mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya.
  5. Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus men catat pada lembar formulir penerimaan telepon..
  6. Nomor nomor telepon, angka angka dan pesan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
  7. Menutup telepon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahan-lahan (jangan sampai terbanting)
  8.  
  9. Block Note
    BLOCK NOTE
    TGL………………….
       

    Contoh formulir penerimaan telepon
      FORMULIR PENERIMAAN TELEPON
    Dari                           : ……………………………………
    Untuk                        : ……………………………………
    Nomor telepon          : ……………………………………
    Alamat                      : ……………………………………
    Diterima                   : ……………………………………
    Hari/tanggal              : ……………………………………
    Pukul                        : ……………………………………
    Sifat pesanan            : Penting / biasa
    Isi berita                   : ……………………………………
    Penerima telepon,

    …..…………
    4.  Penggunaan telepon
    Hal-hal penting yang berhubungan telepon adalah sebagai berikut:
  10. a.      Penggunaan buku petunjuk telepon
Seorang sekertaris haruslah memahami keterangan-keterangan yang termuat dalam buku petunjuk telepon, seperti nomor nomor penting dan nomor kode wilayah.
b.   Mengetahui tata cara interlokal yaitu sebagai berikut:
1)      Putar nomor kode wilayah (area kode)
2)      Kemudian putar nomor lokal yang dikehendaki
Tapi jika daerah/kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya sebagai berikut:
1)      Putar nomor 100
2)      Setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita
3)      Nama kantor kita
4)      Kota dan nomor telepon kantor/orang yang dipanggil
5)      Jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa atau segera.
c.  SLI (Saluran langsung jarak jauh)
Hubungan telepon keluar Negeri tanpa melalui operator,caranya misalnya dari Indonesia: 001 + Kode Negara + Kode wilayah + Nomor telepon tujuan.
Keuntungan penggunaan SLI adalah:
1)      1 Lebih cepat
2)      2 Lebih murah
3)      3 Dapat digunakan untuk hubungan facsmile dapat digunakan untuk komunikasi data ”dial up”
4)      Untuk hubungan International melalui operator pertama putar 101, dan langkah berikutnya sama dengan permintaan hubungan International.
d.  Transfer Charge Collect Call
Yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon, adapun caranya adalah sebagai berikut:
1)      hubungi operator
2)       beritahukan kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima
3)      tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil untuk meminta persetujuan pembayaran biaya telepon.
e.  Hunting sistem, yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis,
dengan cara ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa
saluran secara serentak.

5.  Mengetahui cara-cara menelepon keluar
a. Menerima telepon dari luar (Incoming call)
Sistem PABX adalah sistem hubungan telepon tanpa bantuan operator yaitu dengan cara menekan kode tertentu terlebih dahulu. Langkah-langkah yang harus kita lakukan dalam menerima sambungan dari luar yaitu:
1)      Apabila terdengar bunyi telepon masuk salah satu lampu pada nomor saluran akan menyala.
2)      Kemudian kita menekan nomor saluran yang menyala, ucapkan salam, identitas diri dan tawarkan bantuan.
3)      Sambungkan ke nomor yang diminta dengan menekan ”T”(interhal) terlebih dahulu.
4)      Apabila kita salah menyambungkan, kembalikan saluran ke awal dengan menekan ”V” (Void) dan hubungkan ke nomor yang benar.
5)      Apabila saluran yang diminta kosong beritahukan kepada penerima telepon bahwa ada telepon dari seseorang.
6)      Apabila penerima telepon bersedia bicara, sambungkan langsung dan persilahkan bicara dan tekan ”E” (Erase) agar mereka langsung bicara.
7)      Apabila penerima telepon tidak mau menerima telepon, karena sesuatu alasan, kembalikan ke saluran awal dengan menekan ”V”(Void) lalu tekan ”U” (under line) untuk kembali berbicara ke luar dengan penelepon, sampaikan alasan penerima tidak mau menerima telepon/berbicara, tawarkan bantuan apabila ada pesan yang harus disampaikan untuk penerima telepon.
8)      Apabila saluran yang diminta tidak ada yang mengangkat sampaikan kepada penerima telepon bahwa tidak ada yang mengangkat.
b.  Saluran sedang sibuk
Langkah-langkah yang harus dilakukan jika menangani saluran yang sedang sibuk atau saluran yang sedang dipakai untuk bicara adalah:
  1. Setelah disambungkan ke nomor yang diinginkan maka akan terdengar bunyi yang menandakan saluran sedang dipakai (nada yang terdengar; tut….tut….tut….beritahukan kepada penelpon bahwa saluran sedang dipakai/sedang sibuk atau sedang bicara.
  2. Minta penelpon untuk menghubungi kembali atau menunggu sampai pembicaraan selesai atau bisa berbicara dengan orang lain pada nomor yang lain dengan menekan ”V _ U ”.
  3. Apabila mereka tidak ingin menunggu atau tidak ingin berbicara dengan orang lain, tanyakan apakah ada pesan yang ingin disampaikan.
  4. Apabila penelpon ingin menunggu sampai mereka selesai berbicara maka saluran dari luar ini harus disimpan dengan menekan ”W” (waiting) sehingga saluran tersimpan dan penelpon bisa melayani saluran lain, saluran yang tersimpan tidak bisa dipergunakan oleh orang lain dan terlihat lampu akan tetap menyala.
  5. Apabila nomor yang diminta sudah selesai berbicara tekan nomor yang tersimpan dan petugas akan berbicara dengan penelpon yang menunggu untuk mempersilahkan mereka berbicara dengan menekan ”I” (Interline) dan nomor yang diminta lalu tekan ”E”.
  6. Apabila ada sambungan dari luar, yang sangat penting misalnya ”long distance call” usahakan hubungi mereka yang sedang berbicara dengan dengan mempergunakan ”break in ”dengan menekan ”O” (Open) atau sadap dengan menyela pembicaraan kemudian beritahukan bahwa ada telepon penting dari seseorang yang ingin berbicara.
  7. Apabila mereka ingin memutuskan pembicaraan dan menerima telepon yang penting kembalikan saluran ke operator dengan menekan tombol ”V” (Void) dan hubungkan kembali kepada yang diminta.

c. Saluran dari dalam dan luar
Langkah langkah yang harus kita lakukan dalam menerima telepon dari dalam instansi adalah:
1)      Apabila lampu ”H” (House) menyala dan terdengar bunyi telepon masuk hal ini menandakan ada telepon dari dalam masuk, tekanlah tombol O” kemudian ucapkan salam identitas penerima telepon, (operator)dan tawarkan bantuan, catatlah setiap pesan dan permintaan setelah selesai dan mengakhiri pembicaraan kemudian tekan ”E”.
2)     Menerima permintaan telepon dari luar untuk sistem jenis pesawat telepon PABX (Swtcchboard) setiap saluran dari dalam yang ingin mengadakan telepon keluar dapat menekan kode tertentu misalnya ”9” sampai terdengar ada terdengar ada nada saluran kosong kemudian barulah menekan nomor yang diinginkan. Jika penelepon ingin meminta disambungkan melalui operator maka operator akan mencari kode atau saluran yang kosong apabila sudah ada tekan nomor yang diinginkan, setelah itu barulah disambungkan pada nomor yang diinginkan dengan menekan ”I” lalu tekan ”E” agar mereka dapat berbicara langsung.
Hal yang perlu dilakukan dalam melakukan percakapan melalui telepon yaitu :
  • Sebelum memutar/menghubungi nomor yang diinginkan hendaknya   mencari atau mencocokan dengan buku telepon/teledex;
  • Mencatat pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note;
  • Jika salah sambung hendaknya segera meminta maaf
  • Bila hubungan telah tersambung segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelpon;
  • Bila selesai mengadakan pembicaraan letakanlah gagang telepon dengan baik.
d. Cara perawatan
Agar pesawat telepon dapat dipakai dengan baik diperlukan perawatan, antara lain:
  • Bersihkan pesawat telepon secara rutin dengan mengelapnya, terutama bagian horne/gagang telepon yang digunakan untuk berbicara. Biasakan berbicara dengan tidak menempelkan bibir pada gagang telepon;
  • Letakkan gagang telepon dengan benar, sehingga jika ada telepon masuk dapat diketahui;
  • Lakukan pemeriksaan  kabel penyambung telepon ke sentral/kotak telepon, jika suatu saat saluran telepon agak terganggu
  • Jika telepon mati atau ada kerusakan segera hubungi petugas telkom terdekat.

0 komentar:

 
Aplikasi dan Tutorial Tentang Gadget © 2012 | Designed by LogosDatabase.com, in collaboration with Credit Card Machines, Corporate Headquarters and Motivational Quotes